Chat saling rebut
Dua agent bisa membalas pelanggan yang sama tanpa koordinasi.
Agent Assignment
Bagikan Chat WhatsApp ke Agent yang Tepat
Setiap chat pelanggan bisa diarahkan ke agent yang bertanggung jawab, sehingga tidak ada percakapan yang tumpang tindih, terabaikan, atau saling lempar.
✓ Owner chat jelas
✓ Workload terlihat
✓ Follow up lebih rapi
Incoming ChatQueue
Rani CustomerNew
Tanya status order
Butuh respon CS dan update pengiriman.
Lead ResellerSales
Minta paket harga
Cocok diarahkan ke tim sales.
Komplain PengirimanPriority
Paket belum diterima
Perlu agent senior atau supervisor.
Agent AssignmentLive
CS
Agent CS 01
SL
Sales Admin
SP
Supervisor
Routing logic: chat sales diarahkan ke Sales Admin, komplain prioritas ke Supervisor, dan pertanyaan order ke Agent CS.
Chat punya owner
Problem
Tanpa assignment, chat WhatsApp mudah saling tumpang tindih
Saat banyak agent membalas dari satu nomor, masalah sering muncul bukan karena tim tidak bekerja, tetapi karena tidak jelas siapa yang harus menangani chat tertentu.
Chat saling lempar
Agent bingung apakah chat harus ditangani CS, sales, admin order, atau supervisor.
Workload tidak terlihat
Supervisor sulit tahu agent mana yang sedang penuh dan mana yang masih bisa menerima chat.
Follow up terputus
Chat bisa berhenti karena tidak ada agent yang merasa bertanggung jawab.
Laporan tidak jelas
Sulit melihat performa agent jika ownership percakapan tidak tercatat.
Solution
SatuInbox membuat setiap chat punya penanggung jawab
Dengan Agent Assignment, setiap percakapan WhatsApp bisa diarahkan ke agent yang tepat. Supervisor dapat melihat siapa yang menangani chat, status pekerjaan, dan workload masing-masing agent.
Chat Masuk→
Cek Kategori→
Assign Agent→
Follow Up→
Monitor
Tim tidak lagi bertanya “ini siapa yang handle?”. Setiap chat punya owner, status, dan alur kerja yang jelas.
How It Works
Cara kerja Agent Assignment di SatuInbox
Step 01
Chat masuk ke inbox tim
Pelanggan tetap menghubungi nomor WhatsApp bisnis yang sama. Semua chat masuk terkumpul dalam inbox tim sebelum diarahkan ke agent yang tepat.
WhatsApp → Team Inbox
Key Features
Fitur assignment untuk menjaga tanggung jawab tim lebih jelas
Manual Assignment
Supervisor dapat memilih agent yang paling tepat untuk menangani chat tertentu.
Chat Owner
Setiap percakapan memiliki penanggung jawab yang terlihat oleh tim.
Workload View
Lihat jumlah chat aktif yang sedang ditangani masing-masing agent.
Transfer Chat
Pindahkan chat ke agent lain saat perlu eskalasi atau pergantian shift.
Internal Notes
Tambahkan catatan agar agent berikutnya memahami konteks percakapan.
Performance Tracking
Pantau aktivitas agent berdasarkan percakapan yang ditangani.
Business Benefits
Operasional chat lebih rapi karena setiap orang tahu perannya
Agent Assignment membantu tim menghindari tumpang tindih, memperjelas tanggung jawab, dan membuat supervisor lebih mudah mengatur beban kerja agent.
✓
Tanggung jawab lebih jelas
Setiap chat punya owner sehingga tim tahu siapa yang harus menindaklanjuti.
✓
Chat tidak tumpang tindih
Risiko dua agent membalas pelanggan yang sama bisa dikurangi.
✓
Workload lebih seimbang
Supervisor bisa melihat agent mana yang penuh dan mana yang masih bisa menerima chat.
✓
Eskalasi lebih terkontrol
Chat penting bisa dipindahkan ke agent senior atau supervisor tanpa kehilangan konteks.
Use Cases
Gunakan assignment untuk membagi pekerjaan chat harian
Customer Service
Bagikan pertanyaan dan komplain pelanggan ke agent CS yang tersedia.
Sales Team
Arahkan lead prospek ke sales yang tepat untuk follow up berikutnya.
Admin Order
Assign chat tentang order, pembayaran, dan pengiriman ke admin terkait.
Supervisor
Pantau agent yang sedang penuh, idle, atau menangani eskalasi penting.
Shift Team
Pindahkan chat ke agent shift berikutnya tanpa kehilangan konteks.
Comparison
Apa bedanya chat manual dengan Agent Assignment?
Chat manual hanya memperlihatkan percakapan. Assignment membuat percakapan punya pemilik dan alur kerja.
| Chat WhatsApp Manual | Agent Assignment SatuInbox |
|---|---|
| Admin membalas berdasarkan siapa yang melihat duluan | Chat bisa diarahkan ke agent yang tepat |
| Tidak jelas siapa owner percakapan | Setiap chat punya penanggung jawab |
| Workload agent sulit dipantau | Jumlah chat aktif per agent bisa terlihat |
| Eskalasi sering dilakukan lewat screenshot | Chat bisa ditransfer tanpa kehilangan konteks |
| Follow up mudah terlewat | Owner chat bertanggung jawab sampai selesai |
| Performa agent sulit dinilai | Aktivitas agent bisa masuk dashboard |
FAQ
Pertanyaan yang sering diajukan
Agent Assignment adalah fitur untuk membagikan chat WhatsApp ke agent tertentu agar setiap percakapan memiliki penanggung jawab yang jelas.
Bisa. Chat dapat dipindahkan ke agent lain saat perlu eskalasi, pergantian shift, atau ketika agent sebelumnya tidak lagi menangani percakapan tersebut.
Ya. Supervisor dapat melihat jumlah chat aktif dan kondisi workload agent sehingga pembagian chat lebih seimbang.
Ya. Sales team dapat menggunakan assignment untuk membagikan lead ke sales yang tepat dan memastikan setiap prospek memiliki follow up yang jelas.
Pelanggan tetap berkomunikasi melalui nomor WhatsApp yang sama. Proses assignment terjadi di sisi internal tim agar operasional lebih rapi.
Pastikan setiap chat WhatsApp punya penanggung jawab
Bagikan chat ke agent yang tepat, pantau workload, dan pastikan follow up tidak terlewat dari satu command center.